Moment! Wir haben noch etwas für Sie…
Nur begrenzt verfügbar! Unsere kostenlose Immobilienbewertung.

Ihr Bewertungsformular wurde minimiert. Sie können es jederzeit wieder aufrufen.

Nebenkostenabrechnung erstellen

Was Vermieter wissen müssen

Vermieter sind verpflichtet eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Doch häufig kommt es durch Fehler oder Unstimmigkeiten in dem Dokument zu Ärger zwischen Mieter und Vermieter. Erfahren Sie hier, wie Sie eine korrekte und rechtsgültige Nebenkostenabrechnung erstellen.

Welche Nebenkosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Laut Betriebskostenverordnung (§§ 1-2 BetrKV) sind unter anderem die Ausgaben für folgende (Dienst-)Leistungen als Nebenkosten auf die Mieter umlegbar:

  • Grundsteuer
  • Warmwasser- und Heizkosten
  • Wasser- und Abwassergebühren
  • Fahrstuhlbetrieb
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Hausreinigung
  • Gartenpflege
  • Hausmeister
  • Beleuchtung
  • Schornsteinfeger
  • Versicherungen
  • Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel
  • Sonstige Betriebskosten
Hinweis

Der Punkt "Sonstige Betriebskosten" ist in der BetrKV bewusst offen formuliert. Unter diesen Punkt fallen im Mietvertrag vereinbarte Nebenkosten z. B. für Wartung der Rauchmelder, Dachrinnenreinigung oder ein Schwimmbad.

Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen unter anderem:

  • Instandhaltungskosten (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)
  • Reparaturkosten (z. B. Reparaturen von Heizung oder Sanitäranlagen)
  • Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer
  • Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
  • Verwaltungskosten (z. B. Kosten für Personen, die die Nebenkostenabrechnung erstellen)
  • Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
  • Prüfung und Wartung von Gasleitung und Hauselektrik
  • Nebenkosten für Leerstand

Wie sind Nebenkosten abzurechnen?

Vermieter haben gemäß der Betriebskostenverordnung einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Damit diese den gesetzlichen Anforderungen genügt, sind folgende Angaben zwingend notwendig:

  • Abrechnungszeitraum
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Erläuterung des Nebenkosten-Verteilerschlüssels
  • Abzug der Vorauszahlungen durch den Mieter

Vermieter haben die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung mit der sogenannten Nebenkostenpauschale zu umgehen. Darunter versteht man laut § 556 Abs. 2 S. 1 BGB einen festen Betrag, den Vermieter gemeinsam mit der Miete erheben können. Die Pauschale ist ausdrücklich im Mietvertrag zu vereinbaren und hat auch ohne Nebenkostenabrechnung Gültigkeit. Hat der Mieter zu viel gezahlt, muss der Vermieter ihm nichts zurückzahlen. Gleichzeitig sind Rückforderungen an den Mieter bei zu gering bezahlten Nebenkosten nicht möglich.

Welche Fristen gelten für Nebenkostenabrechnungen?

Als Vermieter haben Sie zwölf Monate Zeit ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorzulegen. In den meisten Mietverträgen entspricht der festgelegte Zeitraum dem Kalenderjahr. Legt der Vermieter die Abrechnung nicht fristgerecht vor, hat er keinen Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen durch den Mieter. Mieter haben trotz einer verspätetet zugestellten Abrechnung das Recht auf Ausbezahlung möglicher Guthaben.
Sind Mieter mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden, haben sie die Möglichkeit, ein Jahr nach Erhalt Widerspruch dagegen einzulegen. Danach verfällt das Recht, die Abrechnung anzufechten.

Laut §195 BGB haben Vermieter und Mieter drei Jahre lang Zeit, Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend zu machen. Nach Ablauf der Frist verjähren für beide Parteien die Ansprüche. Hat der Vermieter die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht zu vertreten, besteht die Möglichkeit, bei verspäteter Zustellung Forderungen an den Mieter zu stellen. Auch unter bestimmten Umständen (§ 203 BGB, § 212 BGB) hat der Vermieter die Möglichkeit die Verjährungsfrist zu hemmen oder neu beginnen zu lassen.

Welche Nebenkosten-Verteilerschlüssel gibt es?

Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten wird meist im Mietvertrag vereinbart. Fehlt eine Vereinbarung, sind die Nebenkosten nach Wohnfläche zu verteilen. Ansonsten stehen Vermietern für die Nebenkostenabrechnung vier unterschiedliche Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel zur Verfügung:

  1. Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (z. B. für Wasser/Abwasser)

  2. Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch (z. B. für Warmwasser/Heizung)

  3. Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit (z. B. für Kabelanschluss, Grundsteuer)

  4. Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenzahl (z. B. für Abfallgebühren)

Was sind die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung?

Häufige Fehler bei der Erstellung der Abrechnung sind:

  • Die Nebenkosten-Frist wird nicht eingehalten
  • Der Verteilerschlüssel fehlt, wurde falsch angewandt oder berechnet
  • Nicht umlegbare Nebenkosten wurden umgelegt
  • Die Auflistung der einzelnen Kostenpositionen fehlt oder wurde falsch berechnet
  • Die Auflistung der Gesamtkosten fehlt oder wurde falsch berechnet
  • Falscher Abrechnungszeitraum
  • Abweichungen vom Mietvertrag
Zertifizierter Datenschutz
Begeisterte Kunden