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Vermieter sind verpflichtet eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Doch häufig kommt es durch Fehler oder Unstimmigkeiten in dem Dokument zu Ärger zwischen Mieter und Vermieter. Erfahren Sie hier, wie Sie eine korrekte und rechtsgültige Nebenkostenabrechnung erstellen.

Welche Nebenkosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Laut Betriebskostenverordnung (§§ 1-2 BetrKV) sind unter anderem die Ausgaben für folgende (Dienst-)Leistungen als Nebenkosten auf die Mieter umlegbar:

    • Warmwasser- und Heizkosten
    • Wasser- und Abwassergebühren
    • Fahrstuhlbetrieb
    • Müllabfuhr und Straßenreinigung
    • Hausreinigung
    • Gartenpflege
    • Hausmeister
    • Beleuchtung
    • Schornsteinfeger
    • Versicherungen
    • Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel
    • Sonstige Betriebskosten
Hinweis

Der Punkt "Sonstige Betriebskosten" ist in der BetrKV bewusst offen formuliert. Unter diesen Punkt fallen im Mietvertrag vereinbarte Nebenkosten z. B. für Wartung der Rauchmelder, Dachrinnenreinigung oder ein Schwimmbad.

Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen unter anderem:

  • Instandhaltungskosten (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)
  • Reparaturkosten (z. B. Reparaturen von Heizung oder Sanitäranlagen)
  • Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer
  • Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
  • Verwaltungskosten (z. B. Kosten für Personen, die die Nebenkostenabrechnung erstellen)
  • Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
  • Prüfung und Wartung von Gasleitung und Hauselektrik
  • Nebenkosten für Leerstand

Wie sind Nebenkosten abzurechnen?

Vermieter haben gemäß der Betriebskostenverordnung einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Damit diese den gesetzlichen Anforderungen genügt, sind folgende Angaben zwingend notwendig:

    • Abrechnungszeitraum
    • Zusammenstellung der Gesamtkosten
    • Berechnung des Mieteranteils
    • Erläuterung des Nebenkosten-Verteilerschlüssels
    • Abzug der Vorauszahlungen durch den Mieter

Vermieter haben die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung mit der sogenannten Nebenkostenpauschale zu umgehen. Darunter versteht man laut § 556 Abs. 2 S. 1 BGB einen festen Betrag, den Vermieter gemeinsam mit der Miete erheben können. Die Pauschale ist ausdrücklich im Wohnungsmietvertrag bzw. Hausmietvertrag zu vereinbaren und hat auch ohne Nebenkostenabrechnung Gültigkeit. Hat der Mieter zu viel gezahlt, muss der Vermieter ihm nichts zurückzahlen. Gleichzeitig sind Rückforderungen an den Mieter bei zu gering bezahlten Nebenkosten nicht möglich.

Welche Fristen gelten für Nebenkostenabrechnungen?

Als Vermieter haben Sie zwölf Monate Zeit ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorzulegen. In den meisten Mietverträgen entspricht der festgelegte Zeitraum dem Kalenderjahr. Legt der Vermieter die Abrechnung nicht fristgerecht vor, hat er keinen Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen durch den Mieter. Mieter haben trotz einer verspätetet zugestellten Abrechnung das Recht auf Ausbezahlung möglicher Guthaben.
Sind Mieter mit der Nebenkostenabrechnung nicht einverstanden, haben sie die Möglichkeit, ein Jahr nach Erhalt Widerspruch dagegen einzulegen. Danach verfällt das Recht, die Abrechnung anzufechten.

Laut §195 BGB haben Vermieter und Mieter drei Jahre lang Zeit, Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend zu machen. Nach Ablauf der Frist verjähren für beide Parteien die Ansprüche. Hat der Vermieter die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht zu vertreten, besteht die Möglichkeit, bei verspäteter Zustellung Forderungen an den Mieter zu stellen. Auch unter bestimmten Umständen (§ 203 BGB, § 212 BGB) hat der Vermieter die Möglichkeit die Verjährungsfrist zu hemmen oder neu beginnen zu lassen.

Welche Nebenkosten-Verteilerschlüssel gibt es?

Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten wird meist im Mietvertrag vereinbart. Fehlt eine Vereinbarung, sind die Nebenkosten nach Wohnfläche zu verteilen. Ansonsten stehen Vermietern für die Nebenkostenabrechnung vier unterschiedliche Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel zur Verfügung:

    • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (z. B. für Wasser/Abwasser)
    • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch (z. B. für Warmwasser/Heizung)
    • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit (z. B. für Kabelanschluss, Grundsteuer)
    • Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenzahl (z. B. für Abfallgebühren)

Was sind die häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung?

Häufige Fehler bei der Erstellung der Abrechnung sind:

    • Die Nebenkosten-Frist wird nicht eingehalten
    • Der Verteilerschlüssel fehlt, wurde falsch angewandt oder berechnet
    • Nicht umlegbare Nebenkosten wurden umgelegt
    • Die Auflistung der einzelnen Kostenpositionen fehlt oder wurde falsch berechnet
    • Die Auflistung der Gesamtkosten fehlt oder wurde falsch berechnet
    • Falscher Abrechnungszeitraum
    • Abweichungen vom Mietvertrag

Nebenkostenabrechnung erstellen – FAQs

Was ist alles in den Nebenkosten enthalten?

Die Nebenkostenabrechnung enthält die Ausgaben, die der Vermieter auf den Mieter umlegen kann. Neben den verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie Wasser und Strom zählen auch Kosten für den Hausmeister, Versicherungsbeiträge oder Schneeräumdienste dazu. Welche Kosten in den Nebenkostenabrechnungen enthalten sind, und welche nicht, lesen Sie hier.

Wie hoch darf die Nebenkostenabrechnung sein?

Da die Nebenkostenabrechnung auch verbrauchsabhängige Kosten umfasst, ist eine Deckelung nach oben nicht vorgesehen. Entscheiden sich Vermieter und Mieter vertraglich für eine Nebenkostenpauschale, ist der Betrag allerdings festgeschrieben. Es gibt in diesem Fall weder eine Nachforderung noch eine Rückzahlung. Informieren Sie sich hier, welche Möglichkeiten zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter bestehen.

Wann muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter sieht der Gesetzgeber einen zeitlichen Rahmen vor. Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten erstellen. Üblicherweise gilt das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum. Einwände gegen die Nebenkostenabrechnungen können Mieter und Vermieter innerhalb von drei Jahren vorbringen. Danach endet die Verjährungsfrist. Alles Wichtige zur Erstellung finden Sie hier.

Was sind alles Mietnebenkosten?

Die Betriebskostenverordnung definiert in den Paragrafen eins und zwei, was zu den Nebenkosten zählt. In der Nebenkostenabrechnung werden die reinen Verbrauchskosten, aber auch die verbrauchsunabhängigen Kosten erfasst. Verbrauchsunabhängig sind zum Beispiel Grundsteuer, Kabelanschluss oder Versicherungen. Eine genaue Aufstellung für die Nebenkostenabrechnungen finden Sie hier.

Wie lange darf der Vermieter die Betriebskosten einbehalten?

Fiel die Nebenkostenabrechnung höher aus, als der tatsächliche Verbrauch, muss der Vermieter das Guthaben an den Mieter auszahlen. Er kann sich damit nicht unbegrenzt Zeit lassen. Die Gutschrift aus der Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Erstellung erfolgen. Zieht der Mieter aus und hat noch eine Nachzahlung zu leisten, kann der Vermieter die Kaution dafür nutzen. Hier finden Sie alle Informationen zu den Fristen bei Nebenkostenabrechnungen.

Welche Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?

Neben den umlagefähigen Nebenkosten gibt es auch noch die nicht-umlagefähigen Nebenkosten. Darunter fallen die Kosten für den Hausverwalter, Aufwendungen für Sanierungen, Kosten aus dem Schriftverkehr, Kontoführungsgebühren für das Mietkonto oder Anschlussgebühren für Kabel oder Satellit. Unzulässige Positionen in der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter sind häufiger Streitpunkt. Lesen Sie hier, worauf Sie achten müssen.

Ist der Vermieter verpflichtet eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

Der Gesetzgeber sieht vor, dass der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellt. Dies muss einmal im Jahr erfolgen. Die Nebenkostenabrechnung muss folgende Punkte enthalten: Abrechnungszeitraum, Liste der Gesamtkosten, Anteil des Mieters an den Gesamtkosten, eine Erklärung zum Verteilerschlüssel und den Abzug der bereits vom Mieter geleisteten Vorauszahlung. Wir erläutern hier, welche Rahmenbedingungen Sie als Vermieter bei Nebenkostenabrechnungen einhalten müssen.

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