Musterdokument Vorlage

Das Übergabeprotokoll für Wohnungen und Häuser

Ob Immobilienverkauf oder -vermietung: Bei der Übergabe einer Immobilie empfiehlt es sich immer, ein Übergabeprotokoll (auch: Abnahmeprotokoll) anzufertigen. Erfahren Sie hier unter anderem, welche Rolle das Dokument spielt und welche Punkte unbedingt in das Protokoll der Wohnungsübergabe hinein gehören.

Auszug aus unserem Musterdokument Übergabeprotokoll

Das Wichtigste zusammengefasst:

  • Ein Übergabeprotokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung des Zustands einer Wohnung oder eines Hauses bei der Übergabe an einen neuen Eigentümer, Vermieter oder Mieter.

  • Es dient dazu, Mängel und Schäden zu dokumentieren und verpflichtet die Parteien zur Beseitigung oder Regulierung dieser Mängel.

  • Das Protokoll sollte Informationen zur Immobilie, zum Übergabedatum, zu den beteiligten Parteien, zu den Schlüsseln, Zählerständen und eventuellem Mobiliar enthalten.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Übergabeprotokoll?

  2. Muss ich ein Übergabeprotokoll anfertigen?

  3. Was gehört ins Übergabeprotokoll für eine Wohnung?

  4. Wann ist das Übergabeprotokoll zu erstellen?

  5. Was muss bei einer Wohnungsübergabe getan werden?

  6. Was ist bei Mängeln zu tun, die nach der Besichtigung auffallen?

  7. Wie ist die Wohnungsübergabe vorzubereiten?

Was ist ein Übergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll beziehungsweise Hausübergabeprotokoll fasst kurz den Zustand einer Wohnung oder eines Hauses zum Zeitpunkt seiner Übergabe an einen neuen Eigentümer, Vermieter oder Mieter zusammen.

Das Übergabeprotokoll für eine Mietwohnung oder ein Haus zur Miete ist ein wichtiges Instrument, um bei der Wohnungsbesichtigungen bzw. Hausbesichtigung übersehene Mängel zu dokumentieren. Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Mieter sich die Immobilie in möbliertem Zustand angesehen hat und während der Wohnungsübergabe zuvor verdeckte Schimmelflecken oder Fußbodenschäden entdeckt. Das Übergabeprotokoll bietet eine schriftliche Grundlage, um Vermieter hinsichtlich der Beseitigung der verdeckten Mängel in die Pflicht zu nehmen. Zudem schützt das Dokument Mieter davor, für vor ihrer Mietzeit entstandene Schäden aufkommen zu müssen, wenn sie die Immobilie bei einem späteren Auszug wieder an den Eigentümer übergeben.
Auf der anderen Seite halten die Parteien im Wohnungs- oder Hausübergabeprotokoll ebenso kurz fest, wenn eine Immobilie frei von Mängeln ist. So sichern sich Vermieter gegen Schadensersatzansprüche ab. Damit können sie im Nachhinein beispielsweise nicht für Schäden belangt werden, die der Mieter nach seinem Einzug verursacht hat.

Das Übergabeprotokoll spielt daher auch für beide Parteien eine wichtige Rolle, wenn es um die spätere Auszahlung der Mietkaution geht.

Wie sieht die Mängeldokumentation beim Immobilienverkauf aus?

Durch den Grundsatz „gekauft wie gesehen“, gestaltet sich die Mängeldokumentation schwierig.

Durch den Grundsatz „gekauft wie gesehen“, gestaltet sich die Mängeldokumentation schwierig.

Beim Immobilienverkauf beziehungsweise Immobilienkauf gestaltet sich eine Mängeldokumentation im Übergabeprotokoll für die Eigentumswohnung schwieriger, da bei Gebrauchtimmobilien häufig der Grundsatz „gekauft wie gesehen“ gilt. Das heißt: Eine Haftung wegen Sachmängeln schließt der  Kaufvertrag für ein Haus oder eine Wohnung aus. Nur bei arglistig verschwiegenen Mängeln kann der Käufer den Verkäufer im Zuge der Mängelhaftung im Nachhinein zur Kasse bitten. Hier ist der Käufer allerdings in der Beweispflicht. Um einen späteren Rechtsstreit zu vermeiden, empfiehlt es sich für beide Parteien, die Immobilie vor dem Kauf von einem Experten wie einem Immobilienmakler oder Immobiliengutachter beurteilen zu lassen.

Welche Schäden kann ein Vermieter geltend machen?

Für bestimmte Schäden kann der Vermieter von seinem Mieter nach § 823 BGB Schadensersatz fordern. Zumeist kommt es auf den Einzelfall an. Einige Beispiele für Fälle, in denen dem Vermieter in der Vergangenheit Schadensersatz zugesprochen wurde:

  • Der Mieter unterlässt die im Mietvertrag vereinbarten Schönheitsreparaturen, sodass der Vermieter die Renovierung anderweitig beauftragen muss.

  • Der Mieter gibt nicht alle Wohnungsschlüssel zurück.

  • Der Mieter übergibt die Wohnung mit blau, rot und gelb gestrichenen Wänden.


Gut zu wissen:

Bei normalen Verschleiß- beziehungsweise Abnutzungserscheinungen hat der Vermieter keinen Anspruch auf Schadensersatz durch seinen Mieter. Diese sind Vermietersache.

Typische Verschleißerscheinungen:

  • Oberflächliche Kratzer im Parkett (z.B. im Eingangsbereich der Immobilie)

  • Farbveränderungen von Fliesen

  • Abnutzung von sanitären Einrichtungen

Muss ich ein Übergabeprotokoll anfertigen?

Kein Gesetz schreibt Vermietern oder Mietern vor, ein Protokoll der Wohnungsübergabe anzufertigen. Die Dokumentation bei Ein- oder Auszug in eine Wohnung oder ein Haus ist für alle Parteien freiwillig. Das gilt auch beim Kauf beziehungsweise Verkauf einer Immobilie. Dennoch empfiehlt sich ein Übergabeprotokoll beim Immobilienverkauf und bei der Immobilienvermietung, da sein Inhalt auch vor Gericht Bestand hat.

Eine junge Familie guckt sich das Übergabeprotokoll an.

Was gehört ins Übergabeprotokoll für eine Wohnung?

Da das Übergabeprotokoll keine gesetzliche Pflicht ist, ist auch sein Inhalt nicht vorgeschrieben. Es empfiehlt sich jedoch, folgende Punkte aufzunehmen:

  • Anschrift der Immobilie

  • Art der Immobilie

  • Übergabedatum

  • Vollständige Namen und Anschriften von Verkäufer und Käufer bzw. Vermieter und Mieter sowie jeweils deren Unterschrift

  • Auflistung aller Räume

  • Zahl und Art der übergebenen Schlüssel (Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller etc.)

  • Zählerstände von Strom, Gas und Wasser; gegebenenfalls Füllhöhe des Heizöltanks

  • Etwaiges Mobiliar, das übernommen wird

  • Je nach Fall: detaillierte Auflistung aller baulichen und Ausstattungsmängel (inklusive Zeitpunkt, bis wann sie beseitigt werden) oder Vermerk, dass keine vorhanden sind

Hinweis:

Mängel sollten Vermieter und Mieter zusätzlich als Foto dokumentieren und dem Übergabeprotokoll beilegen. Sie gelten in der Regel vor Gericht als Beweismittel.

Im Übergabeprotokoll für Eigentumswohnungen und Häuser sollten auch diese Details stehen:

  • Zahlungsdetails zu Dienstleistungen wie Müllabfuhr, Versicherung, Grundsteuer 

  • Rechnungen über Renovierungsarbeiten, auf die noch Garantie besteht

  • Auflistung der Dokumente, die der Verkäufer dem Käufer überlässt, darunter: Energieausweis, Versicherungsscheine oder Grundsteuerbescheide

Wann ist das Übergabeprotokoll zu erstellen?

Das Übergabeprotokoll ist anzufertigen, wenn die offizielle Übergabe der Immobilie an den neuen Eigentümer beziehungsweise Mieter stattfindet. Bei einem Hauskauf, Wohnungskauf oder Grundstückskauf erfolgt die Übergabe in der Regel, wenn der neue Eigentümer den Kaufpreis der Immobilie gezahlt hat. Ein Mieter übergibt die Wohnung an seinen Vermieter oder einen Dritten (z.B. Verwalter, Hausmeister, Makler), wenn das Mietverhältnis endet. Dies ist der Fall, wenn eine der Parteien den Mietvertrag für eine Wohnung oder Mietvertrag für ein Haus gekündigt hat (siehe auch Kündigung wegen Eigenbedarf, Kündigung wegen Zahlungsverzug, Kündigung nach Abmahnung ). Ein neuer Mieter erhält die Wohnung vor Beginn seines Mietverhältnisses.

Was muss bei einer Wohnungsübergabe getan werden?

In der Regel gehen beide Parteien die Immobilie Raum für Raum ab und machen sich im Wohnungs- beziehungsweise Hausübergabeprotokoll kurz Notizen zum Zustand der einzelnen Räume einer Immobilie. Funktionieren Heizung, Wasserhähne und Toilettenspülung? Ist die Immobilie frei von Schimmel? Sind Türen und Fenster dicht? In der Kategorie Mängel sollten sämtliche Schäden festgehalten werden: von gesprungenen Fliesen über Feuchtigkeitsschäden bis hin zum Riss in der Badewanne. Die Übergabe der Wohnungsschlüssel schließt die Wohnungsübergabe formal ab.

Hinweis:

Um die Immobilie gründlich unter die Lupe zu nehmen, sollte die Übergabe idealerweise bei Tageslicht stattfinden. Es empfiehlt sich zudem, eine neutrale Person als Zeugen zur Übergabe mitzunehmen. Dies macht die Bestandsaufnahme für beide Parteien sicherer und verbindlicher.

Wer unterschreibt das Übergabeprotokoll?

Das Übergabeprotokoll ist zweifach auszufertigen und von beiden Parteien zu unterschreiben. Jede Partei erhält ein Exemplar des Hausübergabeprotokolls beziehungsweise Wohnungsübergabeprotokolls für seine Unterlagen.

Es ist möglich, sich als Mieter bei der Übergabe von einem Dritten vertreten zu lassen. Damit die Abwicklung wie geplant stattfinden kann, sollte der Mieter seinem Bevollmächtigten eine schriftliche Vollmacht übergeben.

Kann ein Übergabeprotokoll angefochten werden?

Mieter müssen versteckte Mängelbeseitigen, auch wenn sie nicht im Protokoll auftauchen.

Mieter müssen versteckte Mängelbeseitigen, auch wenn sie nicht im Protokoll auftauchen.

Nach der Übergabe der Schlüssel gilt eine Wohnung als offiziell übergeben. Schließlich sollten alle Parteien etwaige Mängel und gegebenenfalls aus ihnen resultierende Verpflichtungen im Protokoll zur Wohnungsübergabe festgehalten haben. Wer als Mieter bei der Übergabe leicht zu bemerkende, sogenannte „offene“ Mängel übersieht, hat im Nachhinein kein Recht, diese auf Kosten des Vermieters beseitigen zu lassen. Stellen Vermieter im Nachgang einer Wohnungsübergabe Mängel fest, ist es ihnen in der Regel ebenfalls nicht mehr möglich, diesbezüglich Forderungen an ihre ehemaligen Mieter zu stellen.

Was ist bei Mängeln zu tun, die nach der Besichtigung auffallen?

Anders sieht es allerdings bei sogenannten versteckten Mängeln aus, die sich auf den ersten Blick nicht unbedingt zeigen. Dazu zählen etwa verstopfte Rohre, kaputte Heizungen oder Schimmelbefall. Mieter können ihre Vermieter auch noch im Nachhinein zu deren Beseitigung verpflichten – auch wenn die Schäden nicht im Protokoll der Wohnungsübergabe auftauchen. Das Gleiche gilt, wenn Mieter Mängel absichtlich verschweigen und ihre Vermieter diese erst nach dem Auszug entdecken.

Geht es darum, dass ein Vermieter nach dem Auszug des Mieters Schäden entdeckt, die auf das Konto des Mieters gehen, sollte er sofort handeln. Nach der Übergabe der Wohnung verjähren die Ersatzansprüche nach den Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs BGB § 548 nach sechs Monaten. Der Vermieter sollte den ehemaligen Mieter also unverzüglich auffordern, den Schaden zu beseitigen. Während Vermieter und Mieter in Kontakt über die Schadenbeseitigung stehen, ist die Verjährungsfrist ausgesetzt. Sollte der Schaden nicht beseitigt werden, kann der Vermieter nach einer Fristsetzung den Schaden beheben lassen und dem Mieter diese Kosten in Rechnung stellen. Möglich ist auch eine Verrechnung mit der Mietkaution.

Zieht ein neuer Mieter ein und entdeckt Mängel, die nicht auf den ersten Blick zu sehen sind, muss der den Vermieter schriftlich informieren. Dieser ist verpflichtet, verstopfte Rohre, eine defekte Heizung oder Schimmelbefall und ähnliche schwerwiegende Schäden zu beseitigen. Das gilt auch, wenn die Schäden im Übergabeprotokoll nicht vermerkt wurden. Entdecken Sie nach Ihrem Einzug Mängel, sollten Sie Ihren Vermieter am besten schriftlich informieren. Diese Schäden sollten nachträglich in das Übergabeprotokoll eingefügt werden.

Wie ist die Wohnungsübergabe vorzubereiten?

Im optimalen Fall bereiten Mieter die Wohnungsübergabe schon einige Tage vor der Begehung vor. Hier gilt es etwa, etwaige Schönheitsreparaturen auszuführen. Mieter sind in der Regel – je nach Vereinbarung im Mietvertrag – zu diesen Maßnahmen verpflichtet:

  • Füllen und Verspachteln von Bohr- und Dübellöchern

  • Tapezieren/Streichen von Decken und Wänden

  • Streichen der Türen

Nicht zu den klassischen Schönheitsreparaturen zählen zum Beispiel:

  • Das Tapezieren/Streichen von Keller- und Gemeinschaftsräumen

  • Die Erneuerung von Fußbodenbelag, der bereits beim Einzug vorhanden war

  • Das Abschleifen und die Versiegelung von Holzböden

Am Tag der Übergabe sollte die Wohnung – soweit nicht anders mit dem neuen Eigentümer oder Nachmieter abgesprochen – frei von Mobiliar und sauber (besenrein) sein. Findet die Übergabe in den Abendstunden statt, empfiehlt es sich jedoch, nicht alle Glühbirnen zu entfernen beziehungsweise eine Stehlampe zum Termin mitzubringen.

Gut zu wissen: Für den Fall, dass der Vermieter oder neue Eigentümer nicht daran denkt, sollten Mieter selbst auch eine Vorlage für ein Übergabeprotokoll dabei haben. Das Übergabeprotokoll als kostenloses Muster erhalten Sie hier.

Rechtlicher Hinweis:

Unsere Dokumente wurden sorgfältig erstellt. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aufgrund der stetigen Veränderung und Entwicklung der Rechtsprechung und des Gesetzes auf dem Gebiet des Mietrechts keine Haftung für den rechtlichen Bestand der Bestimmungen dieser Dokumente und ihre Verwendung übernehmen können.

Übergabeprotokoll - FAQ

Was ist ein Übergabeprotokoll für Immobilien?

Das Übergabeprotokoll für ein Haus oder eine Wohnung hält deren Zustand bei der Übergabe an einen neuen Eigentümer oder Mieter fest. Dabei geht es vor allem darum, Mängel zu dokumentieren. Eine gesetzliche Vorschrift für das Übergabeprotokoll gibt es nicht. Sinnvoll ist es aber trotzdem: Denn es hat auch vor Gericht Bestand. Erfahren Sie hier, wie Sie ein Protokoll für die Wohnungsübergabe erstellen.

Welche Angaben gehören in das Übergabeprotokoll?

Das Wohnungs- beziehungsweise Hausübergabeprotokoll dokumentiert kurz den Zustand und mögliche Mängel einer Immobilie. Dazu zählen beispielsweise Kratzer im Fußboden, Schimmelflecken und andere Schäden, die bei der ersten Besichtigung unentdeckt geblieben sind. Ist die Immobilie frei von Mängeln, gehört auch diese Information ins Übergabeprotokoll ebenso wie zahlreiche Formalien: darunter das Übergabedatum oder die Zählerstände. Alle Inhalte des Übergabeprotokolls

Muss ich ein Übergabeprotokoll anfertigen?

Kein Gesetz schreibt Vermietern oder Mietern vor, ein Protokoll über die Rückgabe der Wohnung an den Eigentümer beziehungsweise Übergabe an den neuen Mieter anzufertigen. Die Dokumentation bei Ein- oder Auszug in eine Wohnung oder ein Haus ist für alle Parteien freiwillig. Dennoch empfiehlt sich ein Übergabeprotokoll beim Immobilienverkauf und bei der Immobilienvermietung, da sein Inhalt auch vor Gericht Bestand hat.

Wer unterschreibt das Übergabeprotokoll?

Das Übergabeprotokoll ist zweifach auszufertigen und von beiden Parteien zu unterschreiben. Jede Partei erhält ein Exemplar des Hausübergabeprotokolls beziehungsweise Wohnungsübergabeprotokolls für seine Unterlagen.

Was bedeuten offene und versteckte Mängel für das Übergabeprotokoll?

Sogenannte “offene Mängel” sind leicht erkennbare Schäden, die bei der Besichtigung einer Immobilie direkt auffallen. Lässt der neue Mieter diese nicht in das Übergabeprotokoll aufnehmen, hat er später keinen Anspruch, sie auf Vermieterkosten beseitigen zu lassen. Anders sieht es bei sogenannten “versteckten Mängeln” aus: Bei unsichtbarem Schimmelbefall oder verstopften Rohren ist der Vermieter zur Beseitigung verpflichtet. Mehr erfahren

Wer bringt das Übergabeprotokoll zur Wohnungsübergabe mit?

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe für die Erstellung eines Übergabeprotokolls, üblich ist es dennoch, wichtige Punkte festzuhalten. In der Regel bringt der Vermieter das Protokoll mit zum Termin und kümmert sich um die Erstellung.

Was bedeutet besenrein bei der Wohnungsübergabe?

Es gibt keine eindeutigen Vorgaben zum Begriff „besenrein“. Grundsätzlich ist die Bezeichnung so auszulegen, dass die Wohnung oder das Haus in einem ordentlichen und sauberen Zustand übergeben werden. Grober Schmutz ist zu entfernen, der Boden muss gefegt sein. Alle beweglichen Sachen des Mieters, die nicht in die Wohnung gehören, sind zu entfernen. Mehr zum Übergabeprotokoll

Können Mieter oder Vermieter gegen das Übergabeprotokoll Widerspruch einlegen?

Das von beiden Parteien unterzeichnete Protokoll ist rechtlich bindend. Der Vermieter kann ein Widerspruchsrecht haben, wenn es sich beim Vermieter um ein Unternehmen handelt. In diesem Fall gilt nach den Regelungen von § 355 BGB ein Widerrufsrecht von 14 Tagen, sofern der Mieter über dieses Recht belehrt wurde. Ist die Belehrung nicht erfolgt, verlängert sich die Frist auf 12 Monate und 14 Tage.

Welche Tipps gibt es für die Wohnungsübergabe?

Es gibt verschiedene Tipps für einen reibungslosen Ablauf der Wohnungsübergabe:

  • Vorabnahme durchführen, bei der wichtige Punkte geklärt werden.
    und erforderliche Ausbesserungsarbeiten im Vorabnahmeprotokoll festhalten.

  • Rückbau von Einbauten bei der Vorabnahme besprechen.

  • Übernahme eventueller Einbauten mit dem Nachmieter klären.

  • Dinge fotografisch dokumentieren.

  • Ein Zeuge begleitet den Mieter zum Abnahmetermin.

  • Der Zeuge sollte das Abnahmeprotokoll ebenfalls unterzeichnen.

Übergabeprotokoll oder Mietvertrag – was ist rechtlich bindend?

Wurde ein Wohnungsübergabeprotokoll unterzeichnet, ist das Dokument mit dem Mietvertrag gleichzusetzen, hat Beweiswirkung und ist rechtlich bindend. Mehr vom Übergabeprotokoll erfahren

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