Hausverwaltung: Aufgaben, Kosten, Auswahl und Zukunftsperspektiven
Die Hausverwaltung kümmert sich um alle Aufgaben rund um die Betreuung einer Immobilie. Die Dienstleistung deckt von der WEG- Verwaltung über die Mietverwaltung bis zur Sondereigentumsverwaltung verschiedene Bereiche ab.
Im folgenden Artikel erfahren Sie unter anderem, welche Arten der Hausverwaltung es gibt, welche Aufgaben ein Verwalter übernimmt und wie hoch die Kosten sind.
Inhaltsverzeichnis
Hausverwaltung Aufgaben: Welche Leistungen übernimmt der Verwalter?
Welche Rolle spielt der Verwaltungsbeirat bei der WEG Hausverwaltung?
Welche Kündigungsmöglichkeiten gibt es bei einer Hausverwaltung?
Zukunftsperspektiven: Die Digitalisierung der Hausverwaltung
Was ist eine Hausverwaltung?
Eine Hausverwaltung ist ein professionelles Dienstleistungsunternehmen, das den Verwaltungsaufwand einer Immobilie übernimmt. Dabei handelt es sich um Tätigkeiten aus verschiedenen Bereichen:
Kaufmännische Leistungen, Buchhaltung
Technische Verwaltung
Juristische Verwaltung
Die Aufgaben der Hausverwaltung sind gesetzlich nicht festgelegt, sondern ergeben sich aus dem Verwaltervertrag, der zwischen den Parteien frei verhandelbar ist.
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Welche Arten der Hausverwaltung gibt es?
Bei Wohnimmobilien gibt es verschiedene Arten der Hausverwaltung:
WEG-Verwaltung: Der Verwalter kümmert sich um die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dabei handelt es sich in der Regel um Wohnhäuser oder Wohnanlagen mit Eigentumswohnungen. Die Eigentümergemeinschaft beauftragt den Verwalter mit der Betreuung der Immobilie. Die Aufgaben eines WEG-Verwalters ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz. Der Dienstleister ist zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung verpflichtet.
Sondereigentumsverwaltung: In diesem Fall betreut der Verwalter eine oder mehrere Eigentumswohnungen eines Eigentümers. Er kümmert sich im Auftrag des Eigentümers um verschiedene Aufgaben und dient als Ansprechpartner für die Mieter. Häufig beauftragen Eigentümer Dienstleister, die bereits die WEG-Verwaltung übernommen haben, auch mit der Betreuung des Sondereigentums.
Mietverwaltung: Geht es um ein Mehrfamilienhaus oder eine Wohnanlage mit einem Eigentümer, vertritt der Verwalter den Eigentümer gegenüber den Mietern. Er übernimmt Leistungen wie die Vermietung der Wohnungen, die Überwachung der Mietzahlungen und die Betriebskostenabrechnungen gegenüber den Mietern.
Hausverwaltung Aufgaben: Welche Leistungen übernimmt der Verwalter?
1. Administrative und kaufmännische Dienstleistungen
Die Aufgaben sind abhängig von der Art der Verwaltung. Handelt es sich um die WEG-Verwaltung und damit um die Organisation des Gemeinschaftseigentums, übernimmt der Dienstleister verschiedene administrative und kaufmännische Dienstleistungen im Auftrag der Eigentümergemeinschaft:
Erstellung des Wirtschaftsplans
Berechnung und Überwachung der Zahlung des Wohngeldes
Erstellung der Hausgeldabrechnung
Einberufung und Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung
Laufende Buchführung
Bezahlung von Rechnungen Dritter
Hat der Eigentümer das Unternehmen mit der Sondereigentumsverwaltung betraut, kümmert der Verwalter sich im administrativen und buchhalterischen Bereich um weitere Aufgaben, die die einzelne Wohnung betreffen. Ein Mietverwalter, den ein Eigentümer mit der Verwaltung einer Wohnanlage oder eines Mehrfamilienhauses beauftragt hat, übernimmt diese Leistungen ebenfalls:
Überwachung der Mietzahlungen
Kommunikation mit dem Mieter
Verwaltung der Mietkaution
Durchführung von Mieterhöhungen
Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter
Neuvermietung leerstehender Wohneinheiten mit Besichtigungsterminen
Abschluss von Mietverträgen mit Prüfung der Bonität der Mietinteressenten
2. Bauliche und technische Dienstleistungen
Instandhaltung und Pflege einer Immobilie sind für die Werterhaltung wichtig. Darum übernimmt die Hausverwaltung in diesem Bereich verschiedene Aufgaben für die WEG:
Beauftragung und Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie einem Hausmeister oder Gärtner
Planung und Durchführung von Modernisierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen in Abstimmung mit der Eigentümergemeinschaft
Überwachung technischer Anlagen wie der Heizung, der Klingelanlage oder des Fahrstuhls
3. Juristische Dienstleistungen
Bei der Verwaltung einer Immobilie sind verschiedene rechtliche Aspekte zu beachten, auch die gesetzlichen Grundlagen sind einzuhalten. Die Hausverwaltung steht mit verschiedenen Leistungen zur Verfügung:
Durchsetzung gerichtlicher oder außergerichtlicher Ansprüche für die Eigentümer
Vertretung der Wohnungseigentümer bei gerichtlichen oder außergerichtlichen Belangen
Verhandlung und Abschluss von Verträgen mit Dritten
Durchsetzung der Hausordnung
Bearbeitung von Schäden und Meldung bei der Versicherung
Beratung der Eigentümer in Bezug auf neue oder geänderte Gesetzeslagen
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Welche Rolle spielt der Verwaltungsbeirat bei der WEG Hausverwaltung?
Setzt die Wohnungseigentümergemeinschaft einen Verwalter ein, dient der Verwaltungsbeirat als Schnittstelle zwischen den Eigentümern und dem Dienstleister. Die Mitglieder des Beirats kontrollieren die Arbeit des Verwalters und überwachen die korrekte Durchführung der Aufgaben. Unter anderem prüft der Beirat den Wirtschaftsplanund die Jahresabrechnung und unterzeichnet die Protokolle der Eigentümerversammlungen. Die Bestellung eines Beirats ist für die WEG nicht verpflichtend.
Nach den Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes wird der Verwaltungsbeirat mit einfacher Mehrheit gewählt. Über die Anzahl der Beiratsmitglieder gibt es keine Vorgaben. Idealerweise orientiert sich die Größe des Beirats an der Anzahl der verwalteten Wohneinheiten. Bei kleineren Einheiten reichen ein Vorsitzender und ein Stellvertreter aus, während bei größeren Anlagen mehrere Mitglieder zu empfehlen sind. Oftmals entscheidet die Eigentümergemeinschaft sich, Personen zu wählen, die bereits über entsprechende Erfahrungen verfügen.
Hausverwaltung Kosten: Wie hoch sind die Verwaltergebühren?
Die Kosten für eine Hausverwaltung sind nicht einheitlich geregelt und von verschiedenen Faktoren abhängig.
Unter anderem werden folgende Aspekte berücksichtigt:
Lage der Immobilie
Größe der Wohnanlage
Leistungsumfang der Verwaltung
Art der Verwaltung (Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung)
Zustand und Alter der Immobilie
Technische Ausstattung der Wohnanlage
Die Kosten für eine WEG-Verwaltung lagen im Jahr 2021 nach Angaben des Verbandes der Immobilienverwalter VDIV Branchenbarometers bei 22,23 Euro. (Quelle: https://wohnungswirtschaft-heute.de/wp-content/uploads/2021/06/Eigentuemerversammlungen-Branchenbarometer-Immobilienverwaltung.pdf)
Die Verwaltung des Sondereigentums ist in der Regel teurer als die WEG-Verwaltung. Liegt die WEG-Verwaltung bereits in den Händen des Dienstleisters, wird es etwas günstiger. Im Durchschnitt müssen Sie mit rund 30 Euro pro Monat kalkulieren.
Für die Mietverwaltung wurden laut VDIV im Jahr 2021 Verwaltergebühren von durchschnittlich 24,45 Euro fällig. Einige Dienstleister berechnen die Kosten für eine Mietverwaltung auf Grundlage der Kaltmiete. In diesem Fall sind zwischen fünf und sechs Prozent der Kaltmiete realistisch.
Wie findet man eine gute Hausverwaltung?
Wichtig für Immobilieneigentümer ist ein professioneller Verwalter, der sich erfahren um alle Belange rund um die Immobilie kümmert. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung für einen Immobilienverwalter. Idealerweise haben Sie bei der Auswahl verschiedene Kriterien um Blick:
Beruflicher Hintergrund des Verwalters wie Abschluss als Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt
Mitgliedschaften in Berufsverbänden
Zertifizierung durch die IHK
Transparente Büroorganisation
Erreichbarkeit der Verwaltung
Versicherungsschutz durch eine Betriebshaftpflicht- und eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
Referenzen und Erfahrungen anderer Eigentümer
Wie läuft die Beauftragung einer Hausverwaltung ab?
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt im Rahmen einer Eigentümerversammlung die Beauftragung eines Verwalters. Dabei stehen eine oder mehrere Alternativen zur Wahl - gewählt wird der Vertreter mit einfacher Mehrheit.
Die maximale Laufzeit eines Verwaltervertrages liegt bei fünf Jahren. Wurde das Wohnungseigentum erst begründet und erstmalig eine Hausverwaltung bestimmt, gilt die Berufung des Dienstleisters für maximal drei Jahre.
Die Eigentümerversammlung entscheidet nicht nur über den Verwalter, sondern legt auch die wesentlichen Punkte des Verwaltervertrages fest. Die Eigentümer bestimmen unter anderem die Höhe der Vergütung und die Laufzeit. Geht es um andere Inhalte, klärt das in der Regel der Verwaltungsbeirat ohne Einschaltung aller Eigentümer.
Wer einen Dienstleister mit der Miet- oder Sondereigentumsverwaltung beauftragen möchte, schließt den Vertrag direkt mit dem jeweiligen Anbieter ab. Eine Abstimmung mit anderen Eigentümern ist nicht erforderlich.
Gut zu wissen
Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat zwei Möglichkeiten, Entscheidungen zu treffen: Auf einer Eigentümerversammlung oder mittels Umlaufbeschluss. Der Umlaufbeschluss ist wesentlich einfacher zu organisieren, da die Abstimmung schriftlich erfolgt. Per E-Mail ist das schnell und effizient zu erledigen. Entscheidend ist, dass alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer mit dem Umlaufbeschluss einverstanden sein müssen.
Welche Kündigungsmöglichkeiten gibt es bei einer Hausverwaltung?
Zu unterscheiden ist nach der Art der Wohnungsverwaltung: Bei einer Miet- oder Sondereigentumsverwaltung sind die Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes nicht zu beachten. Der Eigentümer kann nach den Regelungen des Verwaltervertrages kündigen. Üblicherweise gelten die Verträge für ein Jahr und verlängern sich ohne eine Kündigung um ein weiteres Jahr. Will der Eigentümer den Vertrag nicht verlängern, ist drei Monate vor Vertragsende eine Kündigung auszusprechen.
Die Kündigung einer WEG-Verwaltung erfolgt nach den Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes. Demnach endet die Laufzeit des Verwaltervertrages mit Ablauf der vereinbarten Bestellungszeit der Hausverwaltung.
Entscheidet die Eigentümergemeinschaft mit einfacher Mehrheit eine Abberufung des Hausverwalters, ist der Vertrag sechs Monate nach der Abberufung beendet. Denkbar ist auch eine vorzeitige Vertragsbeendigung. Hier gelten die Bedingungen des Verwaltervertrages. Oftmals wird in den Verträgen festgelegt, dass der Vertrag mit der Abberufung endet. Hier ist also nicht sechsmonatige Frist nicht relevant.
Gibt es diese Klausel nicht, ist eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB denkbar: Diese Kündigung darf nur nach einem Beschluss der Eigentümerversammlung ausgesprochen werden, wenn die Fortführung des Vertrages aus einem wichtigen Grund unzumutbar ist. Dabei kann es sich um ein Fehlverhalten oder eine Pflichtverletzung des Verwalters handeln. Auch wenn der Dienstleister Gelder veruntreut hat oder seinen Aufgaben nicht nachkommt, liegt ein wichtiger Grund vor.
Welche Möglichkeiten der Selbstverwaltung gibt es?
Es gibt keine Verpflichtung, als Eigentümergemeinschaft einen Verwalter einzusetzen. Die Eigentümer haben also die Möglichkeit, die Wohnanlage gemeinschaftlich zu verwalten. Gesetzlichen Vorgaben nach ist eine Hausverwaltung zu berufen, wenn nur ein Eigentümer auf die Einsetzung besteht.
Ob es möglich ist, die Wohnanlage selbst zu verwalten, hängt vor allem von der Größe ab. Bei einer großen Wohnanlage ist die Abstimmung unter den Eigentümern schwierig und die Aufgaben sind recht umfangreich. Handelt es sich hingegen um eine sehr kleine Einheit, in der alle Eigentümer selbst wohnen, ist die Selbstverwaltung denkbar. Gerade wenn die Eigentümer untereinander ein sehr gutes Verhältnis pflegen, ist die eigene Verwaltung problemlos möglich Ein anderer Aspekt ist, dass es oftmals nicht einfach ist, für kleine Hausgemeinschaften einen Dienstleister zu finden.
Entscheiden die Eigentümer sich für die Selbstverwaltung, kann ein Wohnungseigentümer die Leistungen übernehmen oder die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft teilen sich die Aufgaben.
Die Hausverwaltung aus rechtlicher Sicht
Es gibt keine gesetzliche Grundlage über die Aufgaben einer Hausverwaltung. Aus rechtlicher Sicht ist daher vor allem der Verwaltervertrag entscheidend für die Zusammenarbeit zwischen Eigentümern und Dienstleister.
Im Jahr 2020 wurde des Wohnungseigentumsgesetz mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz reformiert. Nach diesem Gesetz erhält der Wohnungsverwalter mehr Befugnisse. So entscheidet der Dienstleister unter anderem über kleinere Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und den Abschluss von Versorgungsverträgen, ohne dass die Eigentümer zustimmen müssen. Auch das Einklagen offener Forderungen gegen einzelne Eigentümer oder die Gemeinschaft ist für den Verwalter möglich. Der Dienstleister darf zudem ohne Beschluss der Eigentümer bei dringenden Instandhaltungsmaßnahmen tätig werden. Das gilt, wenn ein Schaden schnell behoben werden muss.
Die Eigentümergemeinschaft ist berechtigt, einen Maximalbetrag festzulegen, bis zu dem der Verwalter eigene Entscheidungen treffen kann.
Zukunftsperspektiven: Die Digitalisierung der Hausverwaltung
Immer mehr Anbieter verlagern die klassische Hausverwaltung inzwischen in ein digitalisiertes Management. Das ermöglicht eine effiziente Abwicklung und sorgt für mehr Transparenz. Mit der Digitalisierung werden bestehende Prozesse optimiert und der Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert. Eigentümer haben beispielsweise die Möglichkeit, Abrechnungen, Wirtschaftspläne und andere Dokumente digital abzurufen - das spart für alle Beteiligten Zeit und Kosten.
Es gibt Dienstleister, die cloudbasierte Portale für die Immobilienverwaltung bereitstellen, eine Software ist für die Anwendung nicht erforderlich. Ein Vorteil ist, dass von überall auf die hinterlegten Daten und Dokumente zugegriffen werden kann.
Hausverwaltung – FAQ
Was macht eine Hausverwaltung?
Die Hausverwaltung vertritt die Interessen der Eigentümer und kümmert sich um alle Leistungen rund um eine Wohnanlage wie die Betriebskostenabrechnung und die Erstellung des Wirtschaftsplans. Die genauen Aufgaben ergeben sich aus dem Verwaltervertrag.
Was kostet ein Hausverwalter monatlich?
Die Kosten für eine Hausverwaltung sind abhängig von der Art der Verwaltung und den Leistungen. Für eine WEG-Verwaltung betragen die Kosten um 22 Euro, die Verwaltung von Miet- oder Sondereigentum ist etwas teurer.
Was ist eine WEG Hausverwaltung?
Die WEG Verwaltung kümmert sich um die technische, wirtschaftliche und rechtliche Betreuung einer Wohnanlage und das Gemeinschaftseigentum der Eigentümergemeinschaft. Der Dienstleister ist zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung verpflichtet, Einzelheiten regelt der Verwaltervertrag.
Wie viel verdient man als Hausverwalter?
Die Hausverwaltung erhält von jedem Eigentümer eine monatliche Pauschale für die erbrachten Leistungen. Wie hoch der Verdienst ist, hängt von der Anzahl der verwalteten Wohneinheiten ab. Verschiedene Jobportale zeigen, dass ein Hausverwalter im Schnitt zwischen 30.000 und 40.000 Euro jährlich verdient.
Kann jeder als Hausverwalter tätig sein?
In Deutschland kann jeder Hausverwalter werden, der eine Erlaubnis nach der Gewerbeordnung erhält. Die Erlaubnis wird erteilt, wenn eine Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen wird und der Gründer eine regelmäßige Weiterbildung von 20 Stunden in drei Jahren vorweisen kann. Zudem sind geordnete Vermögensverhältnisse wichtig, der Verwalter darf keine Vorstrafen haben und muss sich als zuverlässig erweisen.
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